Geplaatst op 5 april
5 Tips om effectief te communiceren op afstand
Inmiddels werken steeds meer mensen thuis na de corona pandemie, en dat gaat in de meesten gevallen heel goed. Wat betreft de communicatie kan dat alleen nog wat soepeler en beter. Wij hebben hier voor jou 5 tips om beter te communiceren op afstand.
Zoek elkaar bewust op
Als je gezamenlijk op kantoor werkt, zie je elkaar regelmatig bij werkbesprekingen of in de pauzes. Als iedere collega op het werk thuis werkt, dan werkt en zit iedereen meer in zijn of haar eigen wereld. Je hoeft niet elk minuut van de dag met elkaar contact te hebben, maar probeer elkaar wel regelmatig te contacteren via de mail, telefoon of berichtje.
Begrijp je de mail niet die je van je collega hebt gekregen, bel deze persoon dan persoonlijk op. Door te bellen als je iets niet begrijpt breng je veel duidelijkheid voor beide partijen en kan je onduidelijkheden voorkomen.
Maak jezelf zichtbaar
Communiceren op afstand is moeilijk, doordat je geen non-verbale signalen binnen krijgt. Het is duidelijk dat gezichtsuitdrukkingen, lichaamshoudingen en stiltes belangrijke signalen zijn bij communicatie. Echter, in digitale communicatie zoals e-mail en chat ontbreken deze signalen. Telefoneren is al beter dan typen, omdat je veel informatie kunt halen uit iemands stem en manier van praten.
Videobellen is echter nog effectiever, omdat je het gezicht van de persoon kunt zien en daardoor snel kunt opmerken of iemand tevreden is, ergens over twijfelt, teleurgesteld is of een grapje maakt. Bovendien zorgt videobellen ervoor dat je je direct meer verbonden voelt met de persoon, omdat je hersenen geen verschil maken tussen het zien van iemand op een scherm en in het echt.
Meer duidelijkheid
Wanneer je gewend bent om met een half woord te communiceren, kan dat op afstand behoorlijk lastig zijn. In feite is het zelfs nog uitdagender, omdat de kans groter is dat je verkeerd begrepen wordt en het langer duurt voordat je beseft dat er sprake is van miscommunicatie.
Om deze problemen te voorkomen, is het cruciaal om zo uitgebreid en gedetailleerd mogelijk te zijn bij het communiceren op afstand. Als je een vraag stelt, geef dan ook de context en leg uit wat je precies hoopt te bereiken met het antwoord. En als je een opdracht geeft, zorg er dan voor dat je duidelijk vertelt wat er verwacht wordt. Op deze manier verminder je de kans op misverstanden en zorg je voor een effectieve en efficiënte communicatie op afstand.
Maak bekend wat je nodig bent
Het is voor iedereen van belang op het werk dat hun duidelijk maken wat ze nodig zijn. Andere collega’s kunnen niet van een afstand ruiken wat jij nodig bent. Als je iets wil, vraag er dan duidelijk naar. Als je meerdere vragen stelt in een mail, maak dan duidelijke bullet points tijdens het schrijven van de mail. Daarnaast stel je vraag aan één persoon van je groep, zodat die persoon waaraan je het vraagt zich aangesproken en verantwoordelijk voelt.
Wil jij de afstand berekenen tussen jou en je collega’s? Bereken via ons hulpmiddel de werkelijke afstand tussen je werk en collega’s.